Für steuerpflichtige Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer gibt es nur Entweder-oder: Entweder liegt eine Verpflichtung zum Einreichen der Steuererklärung vor oder die Abgabe erfolgt freiwillig. Im Fachjargon handelt es sich bei Ersterem um eine sogenannte „Pflichtveranlagung“ und bei Zweiterem um eine „Antragsveranlagung“. Je nach Veranlagung können sich unterschiedliche steuerrechtliche Konsequenzen ergeben.

Wenn die Pflicht zur Abgabe der Steuererklärung tatsächlich besteht, muss diese normalerweise bis zum 31. Juli des Folgejahres eingereicht werden. Für die Steuererklärung 2021 wird diese Frist hingegen bis zum 30. September 2022 verlängert. Bis zum 28. Februar des übernächsten Jahres haben in der Regel Personen Zeit, die sich von Steuerberatern unterstützen lassen. Für die Steuererklärung 2021 soll diese Frist aber erst am 30. Juni 2023 enden.

Steuerpflichtige, die die Erklärung freiwillig abgeben, können sich deutlich mehr Zeit lassen mit der Einreichung. Für sie endet die Möglichkeit der freiwilligen Abgabe vier Jahre nach dem Veranlagungszeitraum und damit für das Steuerjahr 2021 erst Ende 2025.

Wer muss eine Steuererklärung abgeben?

Beziehen Steuerpflichtige ausschließlich Lohn oder Gehalt aus einer Arbeitnehmertätigkeit, müssen sie nur in gesetzlich geregelten Ausnahmefällen eine Steuererklärung abgeben. Die Einkommenssteuer, die auf den Arbeitslohn anfällt, wird nämlich bereits jeden Monat anteilig als Lohnsteuer vom Arbeitslohn abgezogen und an den Staat abgeführt. Damit sind die Einkünfte grundsätzlich bereits versteuert. In bestimmten Fällen wird allerdings vermutet, dass der Lohnsteuerabzug alleine die steuerlichen Pflichten nicht abschließend berücksichtigt. Dann sind Arbeitnehmer doch verpflichtet, fristgerecht eine Steuererklärung abzugeben.

Zur Abgabe verpflichtet sind:

• Steuerpflichtige, die neben Einkünften aus einer Arbeitnehmertätigkeit zusätzlich Einkünfte ohne Lohnsteuerabzug von mehr als 410 Euro (z. B. Renteneinkünfte oder Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung) bzw. Lohnersatzleistungen erhalten haben, die dem sogenannten Progressionsvorbehalt unterliegen und mehr als 410 Euro betragen. Beim Progressionsvorbehalt fließt die Höhe bestimmter steuerfreier Einkünfte in die Berechnung des persönlichen Steuersatzes ein. Hierunter fallen beispielsweise Eltern-, Kranken-, Arbeitslosen- und Kurzarbeitergeld. Der Steuersatz berechnet sich dann aus der Höhe der Einkünfte – je höher die Einkünfte, desto höher der Steuersatz.
• Zusammenveranlagte Ehepaare, die Arbeitslohn bezogen haben und einer von ihnen nach der Steuerklasse V oder VI Steuern abführen muss, oder wenn das Ehepaar die Steuerklasse IV mit Faktor gewählt hat.
• Steuerpflichtige, die von mehreren Arbeitgebern gleichzeitig Lohn bezogen haben.

Wann lohnt sich die freiwillige Abgabe einer Steuererklärung?

Steuerpflichtige haben die Möglichkeit, freiwillig eine Einkommensteuererklärung innerhalb der 4-Jahresfrist abzugeben. Dies kann sich etwa dann lohnen, wenn Aufwendungen steuermindernd geltend gemacht werden können. Kommen Steuerpflichtige mit ihren Aufwendungen über den sogenannten Werbungskostenpauschbetrag von 1.000 Euro, der immer abgezogen wird, entsteht ein Steuervorteil. Beträgt bei einer Fünftagewoche die Entfernung von der Wohnung bis zur ersten Tätigkeitsstätte mehr als 15 km, kann es sich bereits aufgrund der Fahrtkosten lohnen, eine Steuererklärung abzugeben.

Zu beachten ist, dass die Kilometerpauschale für Arbeitstage im Homeoffice nicht geltend gemacht werden kann. Dafür gewährt der Fiskus als Hilfsmaßnahme im Rahmen der Corona-Pandemie die sogenannte Homeoffice-Pauschale. Diese beträgt 5 Euro pro Arbeitstag für bis zu 120 Tage im Jahr. Es besteht allerdings die Gefahr, dass sie im Werbungskostenpauschbetrag von 1.000 Euro dann „verpufft“, wenn nicht durch andere zusätzliche Werbungskosten die 1.000 Euro-Grenze erreicht wird.

Sind neben Homeoffice-Tagen und gefahrenen Kilometern noch weitere Werbungskosten wie Aufwendungen für Arbeitszimmer, Arbeitskleidung, Weiterbildungskosten etc. angefallen, hat die Steuererklärung spürbare Steuervorteile. Auch Kinderbetreuungs- oder Lohnkosten für haushaltsnahe Dienstleistungen können im Rahmen der Steuererklärung geltend gemacht werden.

Benötigt das Finanzamt zwingend Belege im Rahmen der Steuererklärung?

Eine Pflicht zum Übersenden sämtlicher Belege zusammen mit der Steuererklärung besteht nicht mehr. Vielmehr gilt seit Juli 2016 die sogenannte Belegvorhaltepflicht. Dies bedeutet, dass mit der Steuererklärung grundsätzlich keine Belege mehr eingereicht werden müssen. Nur für den Fall, dass das Finanzamt Rückfragen oder Zweifel hinsichtlich einzelner Aufwendungen z. B. in Form von Arbeitsmitteln, Beiträgen zu Berufsverbänden, Spendenbescheinigungen oder Beitragsbestätigungen zu Versicherungen hat, sind die entsprechenden Belege einzureichen. Neuerdings können Belege neben der elektronischen Steuererklärung auch digital über das Portal ELSTER übermittelt werden. Auch die Lohnsteuerbescheinigungen müssen Steuerpflichtige nicht mehr selbst einreichen, da sie von Arbeitgebern bereits elektronisch an das Finanzamt übermittelt wurden.

Hat es Konsequenzen, wenn Steuerpflichtige die Steuererklärung nicht oder zu spät einreichen?

Geraten Steuerpflichtige in Zeitnot und die Frist kann absehbar nicht eingehalten werden, hat das Finanzamt die Möglichkeit, auf einen begründeten Antrag hin ausnahmsweise eine Fristverlängerung einzuräumen. In der Regel beträgt diese vier Monate. Ein Ermessensspielraum hat das Finanzamt nur, wenn die Steuererklärung spätestens innerhalb von 14 Monaten nach Ablauf des relevanten Steuerjahres abgegeben wird. Für die Steuererklärung 2021 bedeutet das eine Abgabe bis spätestens 28. Februar 2023. Erfolgt die Abgabe der Steuererklärung erst nach diesem Zeitpunkt, ist das Finanzamt von Amts wegen verpflichtet, einen Verspätungszuschlag zu erheben. Dieser automatische Verspätungszuschlag beträgt 0,25 Prozent der festgesetzten Steuer, mindestens aber 25 Euro pro angefangenem Monat der eingetretenen Verspätung. In der Höhe ist der Zuschlag auf 25.000 Euro begrenzt. Ein Verspätungszuschlag ist auch dann zwingend festzusetzen, wenn Steuerpflichtige steuerlich beraten werden und im Rahmen der sogenannten Vorabanforderung die durch das Finanzamt gesetzte Abgabefrist nicht eingehalten wurde.

Kein Verspätungszuschlag wird erhoben, wenn das Finanzamt die Steuer auf 0 Euro oder eine Steuererstattung festsetzt. In diesen Fällen kann das Finanzamt auf die Festsetzung des Verspätungszuschlags verzichten. Wird die Steuererklärung mehrfach zu spät abgegeben, drohen zusätzlich Zwangsgelder, Zinsen oder Steuerschätzungen.

Fazit
Bei der Erstellung und fristgerechten Abgabe der Einkommensteuererklärung 2021 gibt es eine Menge zu beachten. Dies betrifft sowohl diejenigen, die zur Abgabe verpflichtet sind, als auch diejenigen, die dies freiwillig tun.

Für Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.