Tax Compliance – was Unternehmen beachten sollten

Unternehmen ächzen unter immer neuen Aufzeichnungspflichten und steigendem Bürokratieaufwand. Gerade kleinere Unternehmen wissen manchmal nicht, wo sie anfangen und wo sie aufhören sollen. Und jetzt auch noch Tax Compliance? Aber ganz so schlimm ist es nicht. Unternehmer, die sich bemühen, ihren steuerlichen Pflichten pünktlich und sorgfältig nachzukommen und die dafür erforderlichen organisatorischen Voraussetzungen getroffen haben, erfüllen schon die Hauptsache. „Die entsprechenden Maßnahmen sollten nur so dokumentiert werden, dass sie für Dritte nachvollziehbar sind“, so die Steuerberaterkammer Nürnberg.

Was ist Tax Compliance?

Steuerpflichtige müssen dem Finanzamt im Besteuerungsverfahren alle steuererheblichen Tatsachen zutreffend mitteilen. Sie sind verpflichtet, Steuererklärungen fristgerecht zu erstellen und einzureichen sowie Steuern pünktlich zu entrichten. Gerade bei Unternehmern kommen noch zahlreiche weitere Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten hinzu, damit die in der Steuererklärung gemachten Angaben überprüft bzw. nachgewiesen werden können. Personen, die diese Pflichten sorgfältig und in Übereinstimmung mit den geltenden Vorschriften erfüllen, verhalten sich „compliant“. Compliance heißt letztlich nicht mehr als Regelerfüllung, im Bereich des Steuerwesens spricht man von Tax Compliance.

Warum ist Tax Compliance wichtig?

Seit einigen Jahren stellt die Finanzverwaltung strengere formale Anforderungen an eine ordnungsmäßige Betriebs- und Geschäftsführung. Es ist nicht mehr möglich, im Rahmen einer Betriebsprüfung jeden einzelnen Beleg zu kontrollieren. Stattdessen werden bestimmte Themen verstärkt geprüft und in anderen Bereichen nur Stichproben gemacht. Vor diesem Hintergrund gewinnt die Dokumentation der betrieblichen Maßnahmen an Bedeutung, um im Prüfungsfall Nachschätzungen möglichst zu vermeiden. Wenn Fehler dazu geführt haben, dass zu wenig Steuern gezahlt wurden, steht außerdem schnell der Vorwurf der Steuerhinterziehung im Raum. In anderen Ländern geht die Finanzverwaltung vermehrt dazu über, im Rahmen von Risikomanagementsystemen eine Eingruppierung der Steuerpflichtigen hinsichtlich ihrer Verlässlichkeit bei der Einhaltung steuerlicher Pflichten vorzunehmen. Wer als „compliant“ eingestuft ist, kann ggf. mit Erleichterungen im Steuerverfahren rechnen.

Wie richtet man ein Tax Compliance Management System ein?

Die Einrichtung eines Tax Compliance Management Systems ist ein geeignetes Mittel, um das Bemühen von Betriebsinhabern um Einhaltung ihrer steuerlichen Pflichten gegenüber der Finanzverwaltung zu dokumentieren. Es gibt dafür kein allgemeinverbindliches Muster, da die Betriebe sehr unterschiedlich und vielfältig sind. Damit ein solches System seine Wirkung entfalten und gelebt werden kann, muss es auf den konkreten Betrieb maßgeschneidert werden.

Kleinere Unternehmen nutzen in sich geschlossene und dokumentierte Compliance Systeme bisher selten. In der Regel gibt es eine Vielzahl einzelner Maßnahmen, die aber nicht dokumentiert sind. Der erste wichtige Schritt besteht daher darin, den Ist-Zustand zu überprüfen und darzustellen. Dazu schaut man sich die Prozesse bei allen betrieblichen Tätigkeiten an, die steuerliche Auswirkungen haben, wie z. B. die steuerliche Kassenführung, Materialbestellungen, Lohnbuchführung oder die Rechnungserstellung für verkaufte Ware oder erbrachte Leistungen. Darauf aufbauend kann dann überlegt werden, ob die Abläufe verbessert werden können, ob es ausreichende Kontrollmaßnahmen gibt und welche weiteren Maßnahmen erforderlich sind.

Unterstützung durch Steuerberater

Viele kleine und mittlere Unternehmen lassen ihre steuerlich relevanten Aufgaben ganz oder zum Teil von Steuerberatern erledigen. Diese können in einem ersten Schritt zusammen mit den Unternehmen die wichtigsten steuerlichen Risiken für das Unternehmen identifizieren und bewerten sowie ggf. die zuständigen Mitarbeiter für diese Risiken sensibilisieren. Dann wird geprüft, ob in den Fällen mit hohem Risiko ausreichend Vorsorgemaßnahmen und Kontrollen vorgesehen sind.

Auch bei der Systematisierung und Dokumentation von Tax Compliance Maßnahmen können Steuerberater unterstützen. Zu solchen Maßnahmen gehört z. B. auch ein Vier-Augenprinzip. Danach prüft eine Person im Unternehmen zunächst die Eingangsrechnungen auf formale und inhaltliche Richtigkeit, eine andere Person erteilt anschließend die Freigabe für die Bezahlung. Wichtig ist, dass festgelegt und deutlich gemacht wird, wie die Verantwortlichkeiten verteilt sind und wer welche Aufgaben zu erfüllen hat.

Fazit

Die Einführung eines Tax Compliance Management Systems bietet die Chance für eine tiefgreifende Analyse und Optimierung der steuerlichen Organisation eines Unternehmens. Die Geschäftsführung kann dadurch nachweisen, dass sie sich um die Vermeidung von Fehlern bemüht und dass kein Organisationsverschulden vorliegt. Damit können sie auch straf- und bußgeldrechtliche Risiken deutlich vermindern. Zudem sind Banken bei vorhandenen Kontrollsystemen eher bereit, Kredite zu gewähren.

Um Fallstricke bei Tax Compliance zu umgehen, empfiehlt es sich für vor allem für kleine und mittlere Unternehmen, Steuerprofis heranzuzuziehen.

Für Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.